Firmy często borykają się z rutynowymi zadaniami pochłaniającymi czas – od gonienia za akceptacjami, przez ręczne aktualizowanie arkuszy, po przeszukiwanie dokumentów. Tradycyjne narzędzia automatyzacji radzą sobie z prostymi regułami, ale zawodzą tam, gdzie potrzebny jest szerszy kontekst i rozumowanie. Tu właśnie wkracza Google Workspace Flows – nowe narzędzie zaprojektowane do automatyzacji wieloetapowych procesów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI). Dzięki niemu można powierzyć żmudne czynności „inteligentnym” agentom, które potrafią zbierać informacje, analizować dane i generować treści w ramach ekosystemu Google Workspace.
Czym jest Google Workspace Flows?
Google Workspace Flows (w skrócie Flows) to platforma do budowania automatyzacji bez użycia koduwewnątrz środowiska Google Workspace. Umożliwia ona łączenie aplikacji takich jak Gmail, Dysk Google (Dokumenty, Arkusze, Formularze), Google Chat (Spaces) czy Kalendarz w zintegrowane procesy, które wykonują się automatycznie według ustalonego scenariusza. Kluczową rolę odgrywa tutaj zaawansowany model AI Google o nazwie Gemini oraz tzw. Gemy – niestandardowe agenty AI zbudowane w oparciu o ten model. Flows korzysta z Gemów, gdy proces wymaga kontekstu lub decyzji: potrafi np. przeanalizować zawartość dokumentu czy e-maila pod kątem zgodności z wytycznymi i na tej podstawie wykonać kolejne kroki. Dzięki dostępowi do plików w Google Drive jako kontekstu oraz do wyszkolonych Gemów, system podejmuje decyzje i akcje lepiej dopasowane do okoliczności niż tradycyjne automatyzacje.
Interfejs Flows przypomina czat z asystentem AI – zamiast tworzyć skrypty czy pisać kod, użytkownik podaje po prostu tekstowe polecenia opisujące, co chce osiągnąć. Google „pod maską” projektuje za nas nawet złożone, warunkowe procesy, bez konieczności dodatkowej konfiguracji czy programowania. Innymi słowy, Flows dostarcza moc zaawansowanej automatyzacji dla każdego, ukrywając techniczne zawiłości.
Jak działa i co oferuje Flows?
Nowy „agent” tworzony jest na bazie startera, czyli zdarzenia wyzwalającego – może to być np. nadejście e-maila o określonej treści albo wpis w formularzu. Po wystąpieniu takiego zdarzenia agent automatycznie wykona zaplanowaną sekwencję kroków (czynności) w różnych aplikacjach. Użytkownik może samodzielnie wybrać i skonfigurować poszczególne kroki, albo po prostu opisać w języku naturalnym, co powinno się wydarzyć – a Workspace Flows sam zaprojektuje odpowiednią logikę procesu, bez potrzeby skryptowania. Takie podejście „czatowe” do tworzenia integracji wyraźnie odróżnia Flows od tradycyjnych narzędzi RPA czy platform iPaaS, upraszczając automatyzację wielokrotnie.
Przykładowe zastosowania
Google Workspace Flows otwiera szerokie możliwości usprawnienia codziennych operacji w firmie. Poniżej kilka przykładowych scenariuszy użycia, które ilustrują jego potencjał:
- Szybsza obsługa zgłoszeń klientów: Flows może znacząco odciążyć zespoły wsparcia. Przykładowo, gdy klient wypełni formularz zgłoszeniowy online, agent AI może automatycznie przeanalizować treść zgłoszenia, zidentyfikować główny problem i wygenerować szkic odpowiedzi dla klienta. Wygenerowaną odpowiedź Flows może przesłać do weryfikacji pracownikowi lub automatycznie odesłać do klienta, jednocześnie powiadamiając zespół o nowym zgłoszeniu. Takie rozwiązanie usprawnia cały proces obsługi – od przyjęcia zgłoszenia po przygotowanie odpowiedzi.
- Automatyzacja komunikacji wewnętrznej: Flows świetnie sprawdza się w automatycznym przekazywaniu informacji w organizacji. Można np. ustawić agenta, który gdy przełożony wyśle e-mail, natychmiast powiadomi nas o tym w Google Chat (np. ze streszczeniem treści wygenerowanym przez AI). Podobnie, pojedynczy użytkownik może skonfigurować sobie agenta monitorującego jego skrzynkę odbiorczą – AI będzie analizować treść nowych wiadomości, oznaczać priorytetowe e-maile określoną etykietą i przesyłać zwięzłe podsumowania rozmów na czacie.
Oczywiście powyższe to tylko kilka przykładów. Dzięki elastyczności tego narzędzia firmy mogą tworzyć własne przepływy dopasowane do specyfiki swojego biznesu – od automatyzacji raportowania, przez obsługę zapytań ofertowych, po koordynację działań między zespołami. Google udostępniło też szereg gotowych szablonów (tzw. Workspace Flow Templates), które ułatwiają start – można je dostosować do własnych potrzeb lub potraktować jako inspirację do budowy nowych rozwiązań.
Dostępność i plany rozwoju
Na ten moment (koniec 2025 roku) Google Workspace Flows znajduje się w fazie alpha i jest udostępniany ograniczonej grupie klientów. Obecnie Flows dostępny jest wyłącznie w ramach programu testowego dla firm, które wykupiły dodatek Gemini AI do Google Workspace przed styczniem 2025. Funkcjonalność Flows (Gemini) obejmują plany Business Standard, Business Plus oraz Enterprise. Nie podano jeszcze daty szerszej dostępności tego narzędzia.
Google zapowiada również integracje Flows z aplikacjami firm trzecich, co w przyszłości jeszcze bardziej zwiększy zakres potencjalnych zastosowań.
Podsumowanie
Dzięki Google Workspace Flows nawet złożone, wieloetapowe procesy można zrealizować szybciej i przy mniejszym nakładzie pracy – od razu w używanych aplikacjach. To przekłada się na sprawniejszy przepływ informacji i decyzji w firmie, mniejsze obciążenie zespołów IT rutynowymi zadaniami oraz bardziej inteligentne środowisko pracy dla wszystkich pracowników, w którym to system sam dostarcza im potrzebne informacje we właściwym czasie. Co ważne, wszystko odbywa się w ramach bezpiecznego ekosystemu Google, z zachowaniem kontroli nad danymi i zgodności z politykami organizacji.
Choć Workspace Flows jest dopiero w fazie testów, już teraz widać ogromny potencjał połączenia automatyzacji z AI. Google postawiło na podejście, w którym użytkownik w prosty sposób „uczy” system, co ma robić, a resztą zajmuje się inteligentna platforma. W nadchodzących latach możemy spodziewać się, że rozwiązania takie jak Flows staną się ważnym elementem cyfrowej transformacji biznesu – przyspieszając procesy, obniżając koszty i pozwalając pracownikom skupić się na zadaniach o najwyższej wartości.
Źródła:
Google Workspace Flows – About sites.google.comsites.google.comsites.google.comsites.google.com;
Google Workspace Flows Wiki (FAQ, przykłady użycia) sites.google.comsites.google.comsites.google.comsites.google.comsites.google.com;
Blog Google Workspace (ogłoszenie Flows) workspace.google.comworkspace.google.comworkspace.google.comworkspace.google.com
