Polityka prywatności serwisu convertai.pl
Data aktualizacji: 31 października 2025 r.
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu convertai.pl, prowadzonego przez spółkę TRUST MARKETING Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Sosnowcu.
Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności użytkowników i dba, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w sposób przejrzysty, bezpieczny i ograniczony do niezbędnego minimum.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
TRUST MARKETING Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Kosynierów 34 / lok. 1B6
41-219 Sosnowiec, woj. śląskie
KRS: 0000737985
NIP: 6443542080
REGON: 380607012
E-mail: rodo@convertai.pl
Serwis: https://convertai.pl
3. Zakres i cele przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników wyłącznie w celach:
- Realizacji zapytań kontaktowych – dane podane w formularzu kontaktowym są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO).
- Realizacji usług i wystawiania dokumentów księgowych – dane są przetwarzane w systemie wFirma.pl oraz przekazywane do biura rachunkowego współpracującego z administratorem (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
- Analizy ruchu na stronie i optymalizacji działania serwisu – przy użyciu narzędzi takich jak Google Analytics, Google Tag Manager oraz Microsoft Clarity (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Komunikacji z użytkownikami – za pośrednictwem poczty Gmail (Google Workspace).
- Obsługi technicznej i hostingu – serwis jest utrzymywany na infrastrukturze Vercel Inc.
- Usprawniania kontaktu i komunikacji – z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji (OpenAI – ChatGPT, Anthropic – Claude) w celu analizy treści zapytań i generowania automatycznych odpowiedzi. Dane są przekazywane w sposób zanonimizowany, bez ujawniania danych osobowych.
- Prowadzenia statystyk, analizy jakości oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemu IT.
4. Kategorie przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania z serwisu, administrator może przetwarzać następujące dane:
- dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, firma),
- dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu),
- dane dotyczące zapytania lub wiadomości,
- dane niezbędne do wystawienia faktury (adres firmy, NIP),
- dane techniczne (adres IP, pliki cookies, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, źródło wejścia na stronę).
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane lub przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym z administratorem, w tym:
- Vercel Inc. – hosting i obsługa infrastruktury serwerowej,
- Google LLC – Gmail, Google Analytics, Google Tag Manager, Workspace,
- Microsoft Corporation – Microsoft Clarity,
- OpenAI, L.L.C. – generowanie odpowiedzi (ChatGPT),
- Anthropic PBC – przetwarzanie zapytań (Claude),
- wFirma.pl Sp. z o.o. – system do fakturowania i rozliczeń,
- Biuro rachunkowe współpracujące z TRUST MARKETING Sp. z o.o.,
- Podmioty IT świadczące usługi wsparcia technicznego lub bezpieczeństwa danych.
Wszystkie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO.
6. Okres przechowywania danych
- Dane z formularzy kontaktowych – do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji.
- Dane klientów i księgowe – przez okres 5 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi).
- Dane analityczne (Google Analytics, Clarity) – do 26 miesięcy.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Użytkownikowi przysługuje prawo do:
- dostępu do danych osobowych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie.
W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z administratorem:
Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
8. Pliki cookies
Serwis convertai.pl korzysta z plików cookies w celu:
- zapewnienia prawidłowego działania strony,
- prowadzenia statystyk odwiedzin (Google Analytics),
- analizy zachowań użytkowników (Microsoft Clarity),
- personalizacji treści oraz ulepszania funkcjonalności witryny.
Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies w przeglądarce internetowej.
9. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych odpowiednią do ryzyka, w tym szyfrowanie połączeń (SSL/TLS), regularne kopie zapasowe oraz ograniczony dostęp do danych tylko dla uprawnionych osób.
10. Przekazywanie danych poza EOG
Niektóre dane mogą być przekazywane do państw trzecich (np. USA) w związku z korzystaniem z usług takich jak Google, Microsoft, OpenAI, Anthropic lub Vercel.
Przekazywanie odbywa się wyłącznie do podmiotów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych, zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej w ramach EU–US Data Privacy Framework.
11. Zmiany w Polityce prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki prywatności w celu dostosowania jej do aktualnych przepisów prawa lub zmian w sposobie działania serwisu.
Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem:
👉 https://convertai.pl/polityka-prywatnosci
12. Kontakt w sprawach ochrony danych
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych skontaktuj się z nami:
📍 TRUST MARKETING Sp. z o.o., ul. Kosynierów 34 / lok. 1B6, 41-219 Sosnowiec