Polityka prywatności serwisu convertai.pl

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu convertai.pl, prowadzonego przez spółkę TRUST MARKETING Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Sosnowcu.

Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności użytkowników i dba, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w sposób przejrzysty, bezpieczny i ograniczony do niezbędnego minimum.

2. Administrator danych osobowych

3. Zakres i cele przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników wyłącznie w celach:

• Realizacji zapytań kontaktowych – dane podane w formularzu kontaktowym są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO).
• Realizacji usług i wystawiania dokumentów księgowych – dane są przetwarzane w systemie wFirma.pl oraz przekazywane do biura rachunkowego współpracującego z administratorem (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
• Analizy ruchu na stronie i optymalizacji działania serwisu – przy użyciu narzędzi takich jak Google Analytics, Google Tag Manager oraz Microsoft Clarity (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Komunikacji z użytkownikami – za pośrednictwem poczty Gmail (Google Workspace).
• Obsługi technicznej i hostingu – serwis jest utrzymywany na infrastrukturze Vercel Inc.
• Usprawniania kontaktu i komunikacji – z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji (OpenAI – ChatGPT, Anthropic – Claude) w celu analizy treści zapytań i generowania automatycznych odpowiedzi. Dane są przekazywane w sposób zanonimizowany, bez ujawniania danych osobowych.
• Prowadzenia statystyk, analizy jakości oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemu IT.

4. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu, administrator może przetwarzać następujące dane:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, firma),
• dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu),
• dane dotyczące zapytania lub wiadomości,
• dane niezbędne do wystawienia faktury (adres firmy, NIP),
• dane techniczne (adres IP, pliki cookies, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, źródło wejścia na stronę).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane lub przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym z administratorem, w tym:

• Vercel Inc. – hosting i obsługa infrastruktury serwerowej,
• Google LLC – Gmail, Google Analytics, Google Tag Manager, Workspace,
• Microsoft Corporation – Microsoft Clarity,
• OpenAI, L.L.C. – generowanie odpowiedzi (ChatGPT),
• Anthropic PBC – przetwarzanie zapytań (Claude),
• wFirma.pl Sp. z o.o. – system do fakturowania i rozliczeń,
• Biuro rachunkowe współpracujące z TRUST MARKETING Sp. z o.o.,
• Podmioty IT świadczące usługi wsparcia technicznego lub bezpieczeństwa danych.

Wszystkie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO.

6. Okres przechowywania danych

• Dane z formularzy kontaktowych – do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji.
• Dane klientów i księgowe – przez okres 5 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi).
• Dane analityczne (Google Analytics, Clarity) – do 26 miesięcy.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do danych osobowych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie.

Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

8. Pliki cookies

Serwis convertai.pl korzysta z plików cookies w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• prowadzenia statystyk odwiedzin (Google Analytics),
• analizy zachowań użytkowników (Microsoft Clarity),
• personalizacji treści oraz ulepszania funkcjonalności witryny.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies w przeglądarce internetowej.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych odpowiednią do ryzyka, w tym szyfrowanie połączeń (SSL/TLS), regularne kopie zapasowe oraz ograniczony dostęp do danych tylko dla uprawnionych osób.

10. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre dane mogą być przekazywane do państw trzecich (np. USA) w związku z korzystaniem z usług takich jak Google, Microsoft, OpenAI, Anthropic lub Vercel.

Przekazywanie odbywa się wyłącznie do podmiotów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych, zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej w ramach EU–US Data Privacy Framework.

11. Zmiany w Polityce prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki prywatności w celu dostosowania jej do aktualnych przepisów prawa lub zmian w sposobie działania serwisu.

Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem:
👉 https://convertai.pl/polityka-prywatnosci

12. Kontakt w sprawach ochrony danych